Polityka prywatności serwisu Barbara Hopko HO&KO

1. Polityka Prywatności

Polityka Prywatności ma na celu wyjaśnienie, w jaki sposób Barbara Hopko HO&KO gromadzi, wykorzystuje, udostępnia oraz chroni dane osobowe użytkowników serwisu. Szanujemy prywatność oraz poufny charakter informacji powierzanych nam przez klientów indywidualnych i biznesowych, korzystających z naszych usług w zakresie projektowania i kompleksowej realizacji ekskluzywnych wydarzeń, gal oraz programów integracyjnych.

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz krajowymi regulacjami obowiązującymi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

2. Gromadzenie danych osobowych

Podczas korzystania z serwisu Barbara Hopko HO&KO możemy gromadzić następujące kategorie danych osobowych, w szczególności gdy użytkownik:

• Dane identyfikacyjne – imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko, NIP (w przypadku zapytań biznesowych oraz przygotowania oferty lub umowy).
• Dane kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, opcjonalnie adres korespondencyjny lub siedziby, umożliwiające kontakt zwrotny oraz obsługę zapytania.
• Dane dotyczące planowanego wydarzenia – informacje takie jak preferowana data, lokalizacja, liczba uczestników, profil firmy, charakter spotkania (gala, wydarzenie tematyczne, program integracyjny), budżet orientacyjny oraz dodatkowe wymagania.
• Dane związane z rezerwacją konsultacji – termin konsultacji, preferowany kanał kontaktu (telefon, wideokonferencja), język komunikacji oraz inne informacje przekazane dobrowolnie w formularzu konsultacyjnym lub w korespondencji.
• Dane zbierane w sposób automatyczny – adres IP, dane o urządzeniu i przeglądarce, dane o aktywności w serwisie (logi serwera, pliki cookies, znaczniki pikselowe), gromadzone w celu zapewnienia bezpieczeństwa, poprawnego działania strony oraz analityki korzystania z serwisu.

Podanie danych osobowych w formularzach kontaktowych, rezerwacji konsultacji lub w trakcie korespondencji jest dobrowolne, lecz może być niezbędne do przygotowania oferty, zawarcia umowy lub udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Dane pozyskiwane są bezpośrednio od użytkownika lub jego przedstawiciela, a w wyjątkowych sytuacjach – od partnerów biznesowych, którzy działają w jego imieniu w ramach wspólnego projektu eventowego.

3. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe użytkowników są przetwarzane przez Barbara Hopko HO&KO wyłącznie w jasno określonych celach, niezbędnych do świadczenia usług i utrzymania wysokiego standardu współpracy. W szczególności dane mogą być wykorzystywane do:

• Obsługi zapytań i komunikacji – udzielania odpowiedzi na pytania przesyłane za pośrednictwem formularzy na stronie, wiadomości e-mail lub telefonu, przygotowania wstępnych koncepcji wydarzeń, ofert oraz rekomendacji dotyczących pakietów eventowych.
• Realizacji usług eventowych – planowania, koordynacji oraz realizacji wydarzeń, w tym rezerwacji lokalizacji, podwykonawców, atrakcji tematycznych oraz logistyki, a także obsługi posprzedażowej i rozliczeń finansowych.
• Rezerwacji i przeprowadzania konsultacji – umawiania terminów spotkań, przygotowania do konsultacji merytorycznych oraz kontaktu po konsultacji w celu doprecyzowania szczegółów współpracy.
• Komunikacji marketingowej – przesyłania spersonalizowanych informacji o ofercie Barbara Hopko HO&KO, nowych pakietach tematycznych, case studies zrealizowanych gal oraz innych materiałach dotyczących naszych usług, o ile użytkownik udzielił stosownej zgody na otrzymywanie treści marketingowych.
• Celów analitycznych i statystycznych – analizowania ruchu w serwisie, optymalizacji struktury strony oraz treści, a także poprawy użyteczności i komfortu korzystania z witryny, z wykorzystaniem danych zanonimizowanych lub pseudonimizowanych, gdy jest to możliwe.
• Zapewnienia bezpieczeństwa serwisu – zapobiegania nadużyciom, atakom, próbom nieuprawnionego dostępu oraz wykrywania i przeciwdziałania potencjalnym incydentom naruszenia bezpieczeństwa.
• Realizacji obowiązków prawnych – prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej, obsługi reklamacji oraz dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń.

4. Podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych przez Barbara Hopko HO&KO odbywa się na podstawie odpowiednich przesłanek prawnych przewidzianych w RODO oraz przepisach prawa polskiego. W zależności od konkretnego celu przetwarzania, podstawą prawną może być w szczególności:

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem, np. przygotowania oferty eventowej, rezerwacji terminu, doprecyzowania zakresu usług.
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika, w szczególności na otrzymywanie komunikacji marketingowej, newsletterów, informacji o nowych pakietach, case studies lub zaproszeń na wybrane wydarzenia prezentacyjne.
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, np. w zakresie prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej lub przechowywania dokumentów przez określony prawem okres.
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora, polegający m.in. na ochronie serwisu przed nadużyciami, dochodzeniu lub obronie roszczeń, analizie statystycznej korzystania z serwisu, a także zapewnieniu ciągłości i wysokiej jakości obsługi klienta.

W przypadkach, gdy podstawą przetwarzania jest zgoda, użytkownik ma prawo w każdym czasie wycofać ją bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5. Udostępnianie danych podmiotom trzecim

Barbara Hopko HO&KO z najwyższą starannością dobiera podmioty, którym powierza przetwarzanie danych osobowych lub którym dane są udostępniane w związku z realizacją usług eventowych. Dane użytkowników mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celów opisanych w niniejszej Polityce, w szczególności do:

• kontrahentów i podwykonawców uczestniczących w organizacji wydarzeń, takich jak operatorzy techniki scenicznej, dostawcy nagłośnienia i oświetlenia, podmioty cateringowe, właściciele obiektów eventowych, agencje hostess i artystów, firmy transportowe oraz dostawcy dedykowanych atrakcji tematycznych;
• podmiotów świadczących usługi wsparcia technologicznego i hostingowego serwisu, dostawców narzędzi analitycznych oraz systemów do obsługi korespondencji i kampanii mailingowych;
• doradców prawnych, podatkowych, księgowych oraz innych profesjonalnych doradców, gdy jest to niezbędne dla zapewnienia prawidłowej obsługi współpracy oraz ochrony praw Barbara Hopko HO&KO;
• organów administracji publicznej lub innych uprawnionych instytucji – wyłącznie w zakresie wymaganym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.

W przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom trzecim, Barbara Hopko HO&KO zawiera z nimi odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych, gwarantujące zachowanie poufności, bezpieczeństwa i zgodności z przepisami o ochronie danych. Dane nie są przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych, chyba że wynika to bezpośrednio z charakteru konkretnego projektu eventowego, o czym użytkownik zostanie uprzednio poinformowany, z uwzględnieniem odpowiednich zabezpieczeń.

6. Zabezpieczenia i przechowywanie danych

Barbara Hopko HO&KO stosuje zarówno techniczne, jak i organizacyjne środki bezpieczeństwa, które mają na celu ochronę danych osobowych przed utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem czy innym naruszeniem integralności danych. W szczególności wdrożone są następujące rozwiązania:

• stosowanie zabezpieczeń kryptograficznych i protokołu szyfrowania komunikacji (np. TLS/SSL) w ramach połączeń z serwisem;
• kontrola dostępu do systemów i zasobów, ograniczona wyłącznie do upoważnionych osób i współpracowników, adekwatnie do zakresu wykonywanych zadań;
• regularne aktualizacje oprogramowania, monitorowanie działania systemów oraz stosowanie rozwiązań ochronnych minimalizujących ryzyko nieuprawnionego dostępu;
• procedury wewnętrzne dotyczące postępowania z danymi osobowymi, w tym zasady nadawania i odbierania uprawnień oraz raportowania potencjalnych incydentów bezpieczeństwa;
• archiwizacja i tworzenie kopii zapasowych danych w celu zapewnienia ciągłości usług i możliwości odtworzenia danych w razie zdarzeń awaryjnych.

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, a po ich osiągnięciu – przez czas wymagany lub dopuszczalny przepisami prawa, w szczególności w zakresie przedawnienia roszczeń oraz przechowywania dokumentów księgowych i podatkowych. Po upływie tych okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

7. Prawa użytkowników związane z danymi

Użytkownikom, których dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO oraz innych przepisów o ochronie danych osobowych. W szczególności mają oni prawo do:

• dostępu do danych – uzyskania potwierdzenia, czy ich dane są przetwarzane, a jeśli tak, otrzymania informacji m.in. o celach, kategoriach danych, odbiorcach i planowanym okresie przechowywania;
• sprostowania danych – żądania poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne;
• usunięcia danych – żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych przepisami, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy zgoda została cofnięta;
• ograniczenia przetwarzania – żądania czasowego ograniczenia przetwarzania danych, np. na czas weryfikacji ich poprawności lub rozpatrywania sprzeciwu;
• przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przekazania ich innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
• sprzeciwu wobec przetwarzania – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w oparciu o prawnie uzasadniony interes administratora, w tym na potrzeby marketingu bezpośredniego;
• wycofania zgody – cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania;
• wniesienia skargi do organu nadzorczego – w Polsce organem właściwym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Realizacja powyższych praw jest możliwa poprzez kontakt z Barbara Hopko HO&KO z wykorzystaniem danych kontaktowych udostępnionych w serwisie, w szczególności na stronie /contact-us/. W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych przed udzieleniem informacji możemy zweryfikować tożsamość osoby składającej żądanie.

8. Pliki cookies i technologie śledzące

Serwis Barbara Hopko HO&KO wykorzystuje pliki cookies oraz zbliżone technologie śledzące w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony, poprawy jakości korzystania z serwisu oraz prowadzenia analiz statystycznych. Szczegółowe zasady stosowania cookies opisane są w odrębnej Polityce Cookies, jednak poniżej przedstawiamy najważniejsze założenia:

• Cookies niezbędne – techniczne pliki cookies wymagane do prawidłowego działania serwisu, wyświetlania treści, obsługi formularzy oraz zapewnienia bezpieczeństwa połączenia. Ich stosowanie jest niezbędne do korzystania z witryny.
• Cookies funkcjonalne – pliki umożliwiające zapamiętanie wybranych ustawień użytkownika i dostosowanie niektórych elementów interfejsu, zwiększając komfort korzystania z serwisu.
• Cookies analityczne i statystyczne – wykorzystywane do zbierania zanonimizowanych informacji o sposobie korzystania z serwisu, np. liczbie odwiedzin czy ścieżkach nawigacji, co pozwala nam optymalizować strukturę strony i treści.

Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies za pośrednictwem swojej przeglądarki internetowej, w tym usuwać istniejące pliki oraz blokować ich zapisywanie. Ograniczenie stosowania cookies niezbędnych może jednak wpłynąć na prawidłowe funkcjonowanie wybranych elementów serwisu. Dodatkowo, w ramach serwisu może działać baner zgody na cookies, umożliwiający wybór kategorii stosowanych plików.

9. Zmiany polityki prywatności

Barbara Hopko HO&KO zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności, w szczególności w przypadku:

• zmian obowiązujących przepisów prawa regulujących ochronę danych osobowych lub usług świadczonych drogą elektroniczną;
• wdrożenia nowych funkcjonalności serwisu, formularzy kontaktowych, rozwiązań technologicznych lub narzędzi analitycznych wpływających na zakres lub sposób przetwarzania danych;
• zmian w strukturze organizacyjnej Barbara Hopko HO&KO lub modelu współpracy z partnerami i podwykonawcami.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna na stronie /privacy-policy/. W przypadku zmian istotnie wpływających na sposób przetwarzania danych osobowych, użytkownicy mogą zostać poinformowani poprzez odpowiedni komunikat w serwisie, wyskakujący baner informacyjny lub – w razie potrzeby – kontakt bezpośredni (np. wiadomość e-mail), o ile jest to zgodne z obowiązującymi przepisami.